contoh percakapan antara sekretaris, tamu, dan pimpinan

                                              SEKRETARIS PROFESIONAL

1. Menampilkan Citra Perusahaan. 
         Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab.
         Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia. 
         Sebagai tangan kanan Bos “Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris itu tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi perusahaan. Salah besar, kalau sekretaris hanya dianggap seseorang yang cuma bisa ngangkat telpon dan jadi ‘bemper’ bos, “ tutur Nunik (28), sekretaris di sebuah IT Company.

“Wah, kerja sekretaris itu nggak bisa cuma modal cantik dan bisa ngetik di komputer saja. Pada kenyataannya, seorang sekretaris ibarat tangan kanan atasan. Dia yang paling tahu jadwal dan kemauan atasan. Kalau Saya berprinsip justru jadi sekretaris membuka banyak kesempatan untuk belajar langsung dari si bos,” ungkap Lidya (27), sekretaris di sebuah perusahaan retail.

Padahal perlu Anda ketahui, bahwa kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan untuk memperoleh dan memproses informasi, agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Nah, disinilah peran utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Jakarta Consulting Group (JCG) menyarankan seorang sekretaris tidak hanya menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu lowongan kerja tetapi juga mampu menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai.

Selain itu, sekretaris harus bisa beradaptasi dengan perkembangan perusahaan. “Jadi bukan tidak mungkin, seorang sekretaris bisa naik posisi ke assistant business development, “ujar Siska Gunawan dari JCG.
Lalu, teknik apakah yang harus dikuasai seorang karir sekretaris, untuk tidak sekedar jadi bemper bos saja ?

Coba saja 3 teknik di bawah ini :
Pada bagian ini, seorang sekretaris biasanya yang paling tahu klien perusahaan dan atasannya. Ini kesempatan buat Anda dalam membantu sang atasan untuk mengembangkan network (jaringan kerja). Buatlah database klien, yang bisa mempermudah kerja Anda. Pelajari teknik komunikasi yang mempelajari karakter klien yang berbeda-beda. Ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui jenis komunikasi apa yang digunakan untuk orang-orang tertentu.

Institute of Company Secretaries of India menekankan pada pengajaran sekretaris yang mampu bertindak dalam situasi yang kompleks. “Seorang sekretaris harus bisa mencari akar permasalahan, karena sebenarnya dia-lah yang paling tahu perjalanan perusahaan.” Nilai lebih sekretaris adalah dia bisa mengambil keputusan dengan fakta, data dan informasi yang didapatnya langsung dari atasan dan bersifat akurat. Berbeda dengan posisi lain, yang justru ‘terbelakang’ dengan permasalah yang dihadapi perusahaan. Anda bisa saja memberikan saran atau alternatif jalan keluar pada atasan, selama Anda tahu fakta permasalahan yang sebenarnya.

Seorang sekretaris sebaiknya harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya. Untuk dapat menjalankan peran ini, sekretaris perlu mempelajari kemampuan manajerial yang memadai.

Syarat Menjadi Sekretaris Handal
Seorang sekretaris dalam suatu perusahaan haruslah memiliki bekal ilmu pengetahuan baik melalui pendidikan maupun dari kursus yang pernah diikutinya. Perusahaan menuntut memiliki sekretaris yang menguasai IPTEK dan memiliki skill kusus serta berwawasan luas. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris baik organisasi maupun perusahaan, yaitu : 
  1. Memiliki skill khusus dibidang tertentu yang bisa menunjang pekerjaannya.
      Misalnya menguasaikomputerisasi baik software maupun hardware.
  2. Menguasai beberapa bahasa asing guna berhubungan dengan relasi dari luar negeri.
  3. Memiliki pendidikan formal berhubungan dengan pekerjaannya.
  4. Cekatan dalam melaksanakan pekerjaannya, tanpa menunggu perintah dari atasan.
  5. Disiplin dalam berbagai kegiatan atau rutinitas pekerjaannya.
  6. Berwawasan luas.
  7. Sabar, bisa menahan diri, mampu menguasai berbagai situasi.

  8. Berpenampilan menarik, sopan dan rapi (tidak menggunakan asesoris yang berlebihan).

Sekretaris & Administrasi perkatoran

 Tujuan:
Mendidik para Lulusan Sekolah Tingkat Atas dan sederajat lainnya untuk mengusai teknik operasional perkatoran dan sekretariatan.
TujuanKhusus:
Tujuan Khusus Program Studi Administrasi Perkantoran dan Sekretaris adalah:
Menhasilkan tenaga profesional yang handal, inovatif, mandiri, kreatif dan disiplin dalam menjalankan tugas-tugas organisasi umum nya.
Menghasilkan tenaga trampil dalam menangani dan mengelolah tugas-tugas kesekretariatan.
Mendidik mahasiswa agar dalam bekerja memiliki wawasan yang berorientasi pada pelayanan prima untuk kepuasan pelanggan.

Mendidik mahasiswa agar bersikap posotif serta berbudi pekerti luhur.

Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

Tahu Teknologi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

Pandai Berbicara di Depan PublikKadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.