TATA CARA BERKOMUNIKASI YANG SEKRETARIS
TATA CARA BERKOMUNIKASI SEKRETARIS
#Membuat Rencana Rapat
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :
1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.
#Keahlian komunikasi Bagi Sekretaris
Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.
Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.
Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu
Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.
Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:
Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
Memberi intonasi kata-kata yang penting
Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:
Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran
Tinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional.
Semoga bermanfaat ya guys:)
#fighting
#Membuat Rencana Rapat
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :
1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.
#Mempimpin RapatYang
bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung.
Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta
untuk memimpin rapat oleh pimpinan.
Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;
Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
Memahami Setiap acara rapat
Memahami Perencanaan prosedur rapat
Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
Mempersiapkan perlengkapan rapat
Memeriksa ruangan rapat.
Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;
Berbicara spontan,
Mengemukakan gagasan cemerlang
Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :
Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
Pengelolaan tempat rapat
Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;
Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
Memahami Setiap acara rapat
Memahami Perencanaan prosedur rapat
Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
Mempersiapkan perlengkapan rapat
Memeriksa ruangan rapat.
Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;
Berbicara spontan,
Mengemukakan gagasan cemerlang
Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :
Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
Pengelolaan tempat rapat
#Keahlian komunikasi Bagi Sekretaris
Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.
Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.
Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu
Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.
Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:
Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
Memberi intonasi kata-kata yang penting
Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:
Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran
Tinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional.
Semoga bermanfaat ya guys:)
#fighting
Komentar
Posting Komentar