Pengertian Sarana dan Teknologi

             Pengertian Sarana dan Teknologi

#Pengertian Sarana

     Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Untuk lebih memudahkan, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin. Sarana mempunyai arti Perbekalan Kantor.Tersedianya sarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana kantor.

A.   Jenis-Jenis Sarana Kantor

a)  Peralatan/Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu:

1.     Peralatan/Perlengkapan Kantor dilihat dari bentuknya:

      Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain:

·         Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

·         Perlatan/Perlengkapan kantor berbentuk nonlembar, yaitu (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener).

·         Peralatan/Perlengkapan kantor berbentuk buku antara lain:

v  Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.

v  Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

v  Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

v  Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

B.     Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya:

     Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain:

·        Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.

·        Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

b)      Mesin-Mesin Kantor (Office Machine) alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.

·         Mesin komunikasi kantor: sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.Perabot kantor (office furniture).

c)        Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.

d)       Interior kantor (office arrangement): benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.

e)        Tata ruang kantor (office lay out): pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

    #Pengertian Teknologi Perkantoran

       Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia.

        Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.

      Teknologi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

A.   Macam – Macam Mesin Kantor

1.       Menurut Tenaga Penggeraknya

·     Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

·     Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.

2.       Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya

·     Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

·     Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.

3.       Menurut Fungsinya

·        Mesin untuk mencatat: mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, asahan pensil, mesin pencetak perangko, stempel, mesin pencatat uang kas, mesin pencatat waktu (time recorder), mesin perekan gambar / suara, scanner. mesin penulis nominal cek, mesin pencatat kehadiran, alat penghitung.

·        Mesin untuk menghimpun: pembuka surat, mesin penjilid, hechtmachine, pemotong kertas, stepler, perforator, stapler remover.

·        Mesin untuk mengolah: mesin jumlah, mesin hitung, mesin penghitung uang, timbangan elektronik, mesin timbangan surat, komputer

·        Mesin untuk menggandakan: mesin stensil (stencil duplicator), mesin stensil spiritus (spirit duplicator), mesin fotocopy, risograph, mesin perekam sheet, mesin cetak (offset), printer, electronik copy board.

·        Mesin untuk mengirim: telepon,  interphone, teleprinter, faxsimile / telecopier, modem (modulator demodulator), mesin presentasi (ohp, lcd, slide proyektor, film strip), telefoto, handy talky (ht), pmbx / pabx (switch board),  handphone

·        Mesin untuk menyimpan:  Mikrofilm, Mesin penghancur kertas, Pelubang ketas (perforator), Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api), Mobile Filling System, Flopy disk, Hard disk, Compact disk, Flash disk, Komputer.

Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:

1.        Mesin Pengaman

a.         CCTV (Close Circuit Television)

b.        Pengaman data

c.         Mesin penyimpan uang (brankas)

d.        Peti uang (Cash box)

e.         Micro film

f.          Mesin laminating

g.         Alarm

h.        ATM

2.        Mesin Penyaman

a.         Kipas angin (FAN)

b.        Air Conditioner (AC)

c.         Loudspeaker

d.        Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)

e.         Air Curtain (Tirai Udara)

f.          Vacum Cleaner

B.   Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor

1.      Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Manfaatnya yaitu:

§  Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.

§  Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

§  Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.

2.      Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

a.      Menurut kurun waktu

§  Pemeliharaan sehari – hari

§  Pemeliharaan berkala

b.      Menurut jenis barang

§  Barang bergerak

§  Barang tidak bergerak

3.      Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

§  Selalu membersihkan barang secara teratur

§  Selalu memperbaiki barang yang rusak

§  Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing – masing

4.      Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:

§  Kontrak pemeliharaan

§  Servis perorangan

§  Servis kantor (company operated service)

5.      Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor

1)     Mesin Tik Manual

§  Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus

§  Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus

§  Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal

6.      Mesin Tik Elektrik

§  Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

§  Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik

§  Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci

7.      Mesin Pelubang Kertas

§  Bersihkan lubang setiap saat

§  Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak

§  Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah penuh

8.      Mesin Penomor

§  Bersihkan bak tinta

§  Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

9.      Mesin Penjepret Kertas

§  Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret

§  Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas

§  Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

10.  Mesin Pemotong Kertas

§  Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

§  Pergunakan mesin sesuai kemampuannya

11.  Mesin Stensil Manual

§  Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih

§  Bersihkan baki kertas dan baki penadah

12.  Mesin Stensil Elektrik

§  Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih

§  Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat

§  Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin